KONFERENSI PERS

Konferensi Pers (Press Conference) merupakan kegiatan tatap muka yang diselenggarakan sebuah organisasi/perusahaan dengan pekerja media untuk menyampaikan isu, kebijakan, kemajuan dan hal-ihwal lainnya mengenai organisasi/perusahaan. Tujuan kegiatan konferensi pers adalah agar pesan-pesan organisasi/perusahaan dapat disebarluaskan, dipublikasikan dan diketahui masyarakat luas dengan perantara para pekerja media melalui penulisan atau penayangan berita di media massa masing-masing pekerja media (cetak, elektronik maupun audio visual).

PROSEDUR PENYELENGGARAAN KONFERENSI PERS

1. Penentuan waktu (hari, tanggal & waktu pelaksanaan)
2. Penentuan materi pesan yang akan disampaikan
3. Penentuan komunikator/pembicara utama
4. Penentuan komunikator/pembicara penunjang, bila dibutuhkan
5. Penentuan strategi proses penyampaian pesan
6. Penentuan daftar media massa yang akan diundang
7. Pemberitahuan kepada pekerja media melalui undangan resmi
8. Konfirmasi kehadiran tamu undangan
9. Persiapan & pembuatan press release
10. Pelaksanaan
11. Evaluasi

TIPS PENYELENGGARAAN KONFERENSI PERS :

1. WAKTU. Tentukan waktu penyelenggaraan secermat mungkin, sesuaikan dengan materi pesan yang akan disampaikan. Ingat : situasi & kondisi tempat & waktu penyelenggaraan dapat berpengaruh secara psikologis terhadap berkembangnya isu juga keberhasilan penyampaian pesan.
2. UNDANGAN. Sebarkan undangan resmi secara tertulis jauh-jauh hari, maksimal 1 (satu) minggu sebelum acara. Bila perlu, ingatkan lagi melalui telepon atau sms.
3. KONFIRMASI. Lakukan konfirmasi secara proaktif melalui telepon langsung.
4. FOKUS. Batasi dan konsentrasi pada materi pesan yang akan disampaikan, kuasai dengan baik agar tidak terjadi pembicaraan yang melebar.
5. PEMBICARA. Tentukan komunikator yang kompeten dengan permasalahan yang ada dan berikan trik-trik bagaimana menjadi pembicara publik yang efektif & menarik. Ingat : tidak setiap konferensi pers selalu tepat bila diwakili oleh pejabat humas sebagai pembicara.
6. STRATEGI. Jaga dan patuhi komitmen tentang strategi komunikasi yang telah diarahkan oleh humas sebagai seorang profesional yang ahli di bidangnya, patuhi koridor yang ada. Ingat : utamakan satu suara sebagai sebuah corporate statement.
7. PRESS RELEASE. Buatlah press release yang baik dengan mencantumkan identitas organisasi/perusahaan secara lengkap.
8. RISET. Lakukan audit humas sebagai evaluasi keberhasilan dan citra terhadap penyelenggaraan konferensi pers. Lakukan pula audit program monitoring lingkungan sebagai evaluasi terhadap perkembangan isu pesan yang telah disampaikan mengenai perusahaan.
9. EVALUASI. Evaluasilah hasil kegiatan konferensi pers yang telah digelar khususnya dalam hal pemberitaan atau ekspos media yang dipublikasikan berkaitan dengan konferensi pers tersebut. Walaupun kesuksesan sebuah kegiatan konferensi pers sangatlah relatif dan tidak dapat ditentukan oleh keberhasilan ekspos berita sehubungan dengan kegiatan konferensi pers tersebut, namun penting untuk tetap melakukan evaluasi untuk mengetahui hal-hal apa yang menyebabkan ekspos media tidak dilakukan seperti yang diharapkan oleh perusahaan (apakah ada hal yang lebih memiliki nilai berita, atau alasan lainnya).