SKKNI HUMAS INTI, KOM.PRO2.003.001

Kegiatan open house merupakan salah satu program kegiatan humas eksternal. Di beberapa perusahaan, kegiatan open house intinya adalah kegiatan visiting factory atau kunjungan pabrik untuk melihat proses produksi yang dilakukan oleh perusahaan yang bersangkutan.

Pada prakteknya, umumnya kegiatan Open House menjadi kebutuhan dan kepentingan banyak pihak dalam sebuah perusahaan/organisasi, bukan hanya menjadi kepentingan unit kerja humas saja. Namun pada prinsipnya, siapapun tamu yang berkunjung dalam kegiatan Open House, seyogyanya tetap menjadi perhatian dan diterima secara resmi oleh unit kerja humas yang dalam hal ini menjadi penghubung di antara keduanya.

Sebagai kegiatan yang diperuntukkan bagi publik eksternal, maka kelompok publik yang melakukan kunjungan dalam kegiatan open house ini biasanya :

1. Pelanggan
2. Pemerintah
3. Media massa
4. Masyarakat umum (pelajar)

PROSEDUR PENYELENGGARAAN OPEN HOUSE :

1. Penerimaan para tamu oleh tim humas sebagai perwakilan manajemen. Prosesi penerimaan biasanya dilakukan secara resmi dalam sebuah ruang khusus dengan susunan acara yang baik;
2. Pembagian kuesioner untuk mengukur brand awareness, bila diperlukan;
3. Peninjauan ke area show case, display, bila ada;
4. Peninjauan ke area produksi. Umumnya, sebuah perusahaan manufaktur akan memiliki area khusus untuk kegiatan peninjauan ini;
5. Menyaksikan penayangan video profil perusahaan;
6. Diskusi & tanya jawab;
7. Pembagian cenderamata (bila ada);
8. Evaluasi : Pembagian kuesioner untuk mengukur citra (audit humas) kegiatan Open House, bila diperlukan;
9. Penutup;

TIPS MENYELENGGARAKAN OPEN HOUSE :

1. Perhatikan waktu berlangsungnya kegiatan Open House, khususnya dalam kegiatan kunjungan pabrik. Sesuaikan dengan jam kerja pegawai, bila tidak ingin pengunjung kecewa karena proses produksi terhenti saat istirahat makan siang.
2. Optimalkan kemampuan petugas humas sebagai sumber informasi yang mumpuni tentang kegiatan perusahaan, agar selama proses open house berlangsung, tamu memperoleh jawaban yang benar dan diplomatis tentang perusahaan/organisasi.
3. Siapkan petugas humas dalam jumlah yang cukup, sesuai jumlah tamu yang hadir.
4. Gunakan alat pengeras suara portable. Alat pengeras suara sangat mempengaruhi kesuksesan proses open house terlebih pada saat melakukan kunjungan pabrik.
5. Gunakan layar lebar untuk menyaksikan video company profile dengan sound system yang baik. Penggunaan TV sangat tidak disarankan, kecuali tamu yang hadir kurang dari sepuluh orang.
6. Sediakan moda transportasi, bila jarak ruang penerimaan dan area produksi berjauhan atau berbeda gedung.
7. Bila hujan, sediakan payung yang cukup.